Specifieke privacyverklaring reprografie en mailings

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon verwijst.  

We verwerken bij Reprografie en mailings alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:  

• Voorletters
• Achternaam
• Behandelaar (medewerker van de gemeente Eindhoven)
• NAW gegevens
• Onderwerp
• BSN (in geval van een wettelijke taak)
• Geboortedatum
• Eventuele overige gegevens welke mogelijk in de documenten zouden kunnen staan.

We verwerken deze persoonsgegevens met Printshopmail, Microsoft Outlook en de O-schijf binnen een beveiligde server.

De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens is afhankelijk van het onderwerp van de brief en wordt bepaald door de sector/afdeling die brieven opstelt en Repro de opdracht geeft om deze af te drukken.

We verwerken de persoonsgegevens met als doel het op de juiste manier, tijdig en volledig beschikbaar stellen van uitgaande documenten naar de verschillende partijen; inwoners van de gemeente Eindhoven, bedrijven, instanties en intern binnen de gemeentelijke organisatie. Voor dit doel verwerkt Repro drukwerk, mailings en enkelvoudige brieven.

We ontvangen de persoonsgegevens van verschillende bronnen binnen de sectoren vanuit de gemeente Eindhoven.

We delen persoonsgegevens met Xerox voor het benodigde onderhoud aan betreffende apparatuur. Hiervoor is met Xerox een verwerkersovereenkomst afgesloten.

We bewaren de persoonsgegevens maximaal 24 uur na het afdrukken van de documenten.

Om de persoonsgegevens te beveiligen hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we vastleggen en met wie wij deze delen. Wil je ze inzien? Stuur dan een mail naar privacy@eindhoven.nl. Daarnaast kunnen wij:

• jouw persoonsgegevens veranderen, als je terecht aangeeft dat ze niet juist zijn;
• jouw persoonsgegevens verwijderen (onder voorwaarden);
• jouw persoonsgegevens verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt.

Je kunt alleen je eigen persoonsgegevens inzien, veranderen of verwijderen. Wij vragen je jezelf te identificeren. Je mag geen gegevens van andere personen inzien. Je andere privacy-rechten kun je terug vinden op de pagina Privacy.

Heb je vragen na het lezen van deze verklaring? Of heb je vragen over de wijze waarop de gemeente met je persoonsgegevens om gaat? Neem dan gerust contact op met ons via privacy@eindhoven.nl.

Heb je vragen over de toepassing en de naleving van de privacywetgeving? Of heb je een klacht over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@eindhoven.nl.

Ben je niet tevreden over de manier waarop je verzoek of klacht is afgehandeld? Dan kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.