Specifieke privacyverklaring Opvang ontheemden uit Oekraïne

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken in deze persoonsgegevens van:

• Burgers / inwoners (betreft de gehele groep ontheemden uit Oekraïne)
   

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

Proces opvang:

• Naam
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Gezinssamenstelling
• Gegevens over gezondheid
• Gegevens over nationaliteit
• Strafrechtelijke gegevens
   

Proces Leefgeld:

• Naam
• Adres, postcode, woonplaats, land
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Prepaidkaartnummer bank
• BSN-nummer
• Gegevens betreffende arbeid, waaronder inkomensgegevens
• Incidenteel strafrechtelijke gegevens
   

We verwerken deze persoonsgegevens met de volgende systemen:

Proces opvang:

• Office 365
• Microsoft outlook (email)
• Zivver (beveiligde email)
   

Proces Leefgeld:

• SuitesSD
• DIS (documenten informatie systeem)
   

We kregen deze persoonsgegevens van: betrokkene zelf.

Op grond van de Regeling draagt de burgemeester zorg voor de opvang van ontheemden, waaronder het aanbieden van een passende opvang en het uitkeren van een financiële toelage (leefgeld) een maandelijkse financiële toelage voor voeding, kleding en andere persoonlijke uitgaven. Zo ook voor ontheemden uit OekraÏne. Daar hebben we gegevens voor nodig die voor dit proces gebruikt worden.
 

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een wettelijke verplichting en het uitoefenen van het algemeen belang.

We delen persoonsgegevens met de veiligheidsregio, en verschillende opvanglocaties voor de juiste coördinatie van de opvang voor ontheemden en de daaruit voortvloeiende coördinatie van het verstrekken van leefgeld.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren de persoonsgegevens:

• Proces opvang: 5 jaar
• Proces leefgeld: 7 jaar
   

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking heb je (via de veiligheidsregio) het recht:

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken
• om bezwaar te maken tegen de verwerking

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang. Bij deze verwerking is dat het geval. Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens dan maken wij als gemeente een afweging. Dit is een afweging tussen de belangen van de gemeente en jouw rechten/belangen. Hoe je bezwaar kunt maken, vind je hier.

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.
 

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop sector Sociaal Domein van de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.