Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.
Wat is een verwerking?
Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken in deze persoonsgegevens van:
- Aanvrager
- Cliënten
- Huisgenoten / mantelzorgers
- Gezaghebbende
- Curator
- Wettelijke vertegenwoordiger
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:
- Naam
- Adres
- Woonplaats
- Land
- Postcode
- Emailadres
- Geboortedatum of leeftijd
- Burgerlijke staat
- Geslacht
- Telefoonnummer
- Gegevens over iemands financiële of economische situatie
- BSN
- Identiteitsbewijzen (deze worden alleen ter identificatie gevraagd, echter niet opgeslagen)
- Gezondheidsgegevens
Waarmee verwerken wij de persoonsgegevens?
We verwerken deze persoonsgegevens met:
- Centric/ GWS Suite
- Microsoft Outlook (e-mail)
- Zivver (beveiligde mailfunctie gekoppeld aan MS Outlook)
- DIS
- BRP
- Suwinet
Van wie hebben wij deze persoonsgegevens gekregen?
We kregen deze persoonsgegevens vanuit verschillende bronnen, namelijk rechtstreeks van de betrokkene, gegevens die de gemeente al heeft in het kader van de uitvoering van andere wetgeving, en gegevens van andere aanbieders in de keten.
Wat is het doel voor het verwerken van persoonsgegevens?
We gebruiken de persoonsgegevens voor het bieden van tijdelijk verblijf aan mensen en gezinnen in de Gemeente Eindhoven en omgeving zonder dak boven hun hoofd, gekoppeld aan zorg en begeleiding en/of het verhelpen van een crisis.
De aandachts-groep betreft de feitelijk dak- en thuisloze mensen en gezinnen die daaraan soms verbonden zijn. Er is een brede definitie van toepassing. Hieronder vallen ook:
- Kwetsbare jongeren (zonder of met onzekere huisvesting);
- Uitstroom uit de vrouwenopvang;
- Vreemdelingen zonder recht op verblijf (geen aanspraak op overheidsvoorzieningen en uitkeringen)
Wat is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens?
Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een publiekrechtelijke taak en een wettelijke verplichting.
Wie ontvangen de persoonsgegevens?
We delen persoonsgegevens met:
- Springplank 040 voor het aanbieden van maatschappelijke opvang (maatwerk- en basisvoorziening)
- NEOS voor het aanbieden van maatschappelijke opvang (maatwerk- en basisvoorziening) specifiek voor gezinnen
Worden de persoonsgegevens doorgegeven naar een ander land?
Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.
Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
We bewaren de persoonsgegevens algemeen:
- 10 jaar voor toegekende aanvragen
- 5 jaar voor afgewezen aanvragen
- 1 jaar voor ingetrokken/afgebroken aanvragen
Bij MO voorziening:
- Verstrekt/beëindigd: 15 jaar (Art 5.3.4 en artikel 5.3.5 Wmo - 8.1.1/8.3.1 selectielijst Archiefwet).
- Geweigerd: 5 jaar (8.2 selectielijst Archiefwet)
Voor plan van aanpak:
- Vastgesteld: 15 jaar (3.1.5 selectielijst Archiefwet)
- Afgebroken: 6 weken (3.3.1. selectielijst Archiefwet)
Verzoek tot vernietiging van betrokkene:
Vernietiging binnen drie maanden, als er geen aanmerkelijk belang van een ander of wetgeving zich daartegen verzet (artikel 5.3.5 Wmo - 8.1.1 selectielijst Archiefwet)
Hoe hebben wij de persoonsgegevens beveiligd?
Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.
Wat zijn je privacyrechten?
Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.
Bij deze verwerking heb je het recht:
- om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
- om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
- om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
- om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken
Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.
Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.
Contact?
Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).
Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).
Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.