Specifieke privacyverklaring Beschermtafel

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken in deze persoonsgegevens van:

• Kind
• ouders / verzorgers van het kind
• Andere woonachtige personen op hetzelfde adres
• Schoolcontact
   

We hebben deze persoonsgegevens gekregen via alle partners binnen de beschermtafel. Iedere partner kan bij de beschermtafel vanuit hun taak casussen inbrengen. Dit gebeurt altijd met vrijwillige medewerking van de ouders en het kind.

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Telefoonnummer
• E-mail
• Geboortedatum of leeftijd van een kind
• Burgerlijke staat
• Geslacht kind
• Verblijfsstatus
• Gegevens van andere personen die woonachtig zijn op hetzelfde adres
• Feitelijke verblijfsplaats kind
• Opleiding kind (niveau)
• School of dagbesteding
• Gezag over het kind
• BSN
• Is een tolk nodig
• Casus specifieke persoonsgegeven. Deze zijn nodig om een goede inschatting te kunnen maken door de hulpverlener van de casus rondom het kind.
   

We verwerken deze persoonsgegevens met de systemen:

• Microsoft teams
• Zivver (beveiligde mail)
• Microsoft Outlook (email)
• GCOS (alleen nog in 2023 gebruikt)
   

We gebruiken de persoonsgegevens om kinderbeschermingsmaatregel (maatregelen via een rechtbank), als dat mogelijk is, te voorkomen. Ouders gaan samen met de beschermtafel kijken welke hulp er ingesteld wordt.

Bij deze verwerking is er sprake van de grondslag “toestemming”.

Dit wil zeggen dat u altijd uw toestemming in kunt trekken als u geen gegevens meer wilt (laten) delen.

We delen persoonsgegevens met de voor die situatie noodzakelijke partijen. Dit zijn mogelijk:

• De ouder/ verzorger en het kind, wanneer hij/zij ouder is dan 12 jaar
• De melder die het verzoek heeft ingediend
• De bij het gezin betrokken hulpverlening en/of direct betrokkenen uit het netwerk van het gezin
• Een vertegenwoordiger van de Raad voor de Kinderbescherming
• Een vertegenwoordiger van de Jeugdbeschermingsorganisatie (JBB, JVV of WSG)
• Een vertegenwoordiger van Veilig Thuis
• De voorzitter van de beschermtafel
• De secretaris van de beschermtafel

Dit doen wij om in samenwerkingsverband met elkaar te bekijken wat nodig is om een beschermende rechtsmaatregel via een rechtbank te voorkomen.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren de persoonsgegevens:

• Voor dossiers inzake de Jeugdwet geldt een bewaartermijn van 20 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugd-hulpverlener voortvloeit.
• Een afgebroken dossier moet binnen 6 weken worden verwijderd.
• Een jeugdige of ouder kan de Beschermtafel verzoeken om (een deel van) het dossier te verwijderen. In dat geval geldt de bewaartermijn van 20 jaar niet (Artikel 5 lid 1 sub e AVG; Artikel 7.3.8 lid 3 en artikel 7.3.9 Jeugdwet; Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020). Indien een gemeente aan dat verzoek voldoet, dient dat binnen drie maanden te gebeuren.
   

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking heb je het recht:

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• om je persoonsgegevens digitaal te laten overdragen aan andere organisaties
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken
• op een menselijke blik bij besluitvorming door een medewerker (hierbij wordt geen geautomatiseerd besluit genomen)

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.
 

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.