Privacyverklaring Beheer contactformulieren

De sector Publiekscontacten van de gemeente Eindhoven gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hier lees je hoe de sector Publiekscontacten jouw gegevens beschermt bij de verwerking ‘Beheer contactformulieren’.

Inhoudsopgave

Wat is een persoonsgegeven?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat, of naar deze persoon verwijst.  

Welke persoonsgegevens verwerkt de sector Publiekscontacten bij beheer contactformulieren?

De sector Publiekscontacten verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn. Verplicht is :   

  •  E-mailadres


De niet verplichte persoonsgegevens in het contactformulier zijn:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer


De sector Publiekscontacten verwerkt deze persoonsgegevens met MS Outlook.

Grondslag

De sector Publiekscontacten verwerkt deze persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigde belangen van de gemeente en/of de burger (artikel 6, eerste lid, aanhef en onder f, AVG).

Doel van het verwerken van persoonsgegevens

De sector Publiekscontacten verwerkt de persoonsgegevens met als doel:

  • Het primaire doel van de verwerking betreft het op klantvriendelijke wijze beantwoorden door het KCC van vragen of opmerkingen van gebruikers van één van de contactformulieren op de gemeentelijke website (eindhoven.nl).
  • Het secundaire doel van deze verwerking betreft de training en coaching van de e-mailpoule van het KCC in het op klantvriendelijke, respectvolle wijze beantwoorden van ingekomen vragen via het contactformulier bij het KCC. De casussen zijn geanonimiseerd.

Delen met derden

Er worden geen gegevens gedeeld met derden.  

Bewaren persoonsgegevens

De sector Publiekscontacten bewaart de persoonsgegevens 48 uur na ontvangst in het postvak IN van Outlook. Binnen deze termijn moeten contactformulieren door het KCC zijn beantwoord.

Na 48 uur worden de contactformulieren, niet geanonimiseerd, verplaatst van postvak IN naar een aparte map in Outlook. In deze map blijven de contactformulieren 1 jaar bewaard, waarna ze geheel worden verwijderd.

De geanonimiseerde casussen worden bewaard zolang de casus relevant is. Dit kan per onderwerp verschillen.

Rechten

Kijk voor je privacyrechten op de pagina Privacy onder het kopje “Wat zijn mijn privacyrechten?”

Beveiliging en bescherming van gegevens

De sector Publiekscontacten beveiligt de persoonsgegevens om misbruik en verlies te voorkomen.

Contact

Heb je vragen na het lezen van deze verklaring? Neemt dan gerust contact op met privacy.pc@eindhoven.nl.
Heb je vragen over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens om gaat? Neem dan gerust contact op met privacy@eindhoven.nl.
Voor klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met jouw persoonsgegevens om gaat, kun je contact op nemen met fg@eindhoven.nl of met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Off