Specifieke privacyverklaring Libby (Expat Buddy)

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Voer geen persoonsgegevens in de Libby chatbot. Libby heeft deze niet nodig om uw vragen te beantwoorden en zal hier ook nooit om vragen. Gebruik Libby uitsluitend voor algemene vragen en deel alleen informatie die niet tot een persoon herleidbaar is. Als u specifieke persoonlijke hulp nodig heeft, neem dan contact op via de daarvoor bestemde kanalen.

Binnen de dienstverlening van Libby maken wij gebruik van toepassingen die gebaseerd zijn op kunstmatige intelligentie (AI). Conform artikel 50 van de Europese AI-verordening informeren wij gebruikers hierover.

Libby maakt gebruik van AI om uw vragen te interpreteren en deze te beantwoorden. Wanneer u chat met Libby, chat u dus met een AI Chatbot en niet met een menselijke medewerker. De door AI gegenereerde informatie is bedoeld als ondersteuning en kan onjuistheden of onvolledigheden bevatten. Wij adviseren gebruikers om belangrijke informatie te verifiëren en waar nodig aanvullende begeleiding te zoeken. Wij treffen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat het gebruik van AI binnen Libby in overeenstemming is met toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder op het gebied van gegevensbescherming en veiligheid.

Wilt u liever met een menselijke medewerker van het Holland Expat Center South spreken? Dan kunt u gebruik maken van de contactmogelijkheden op de website: Contact form | Holland Expat Center South.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken bij Libby persoonsgegevens van:

• Gebruikers van Libby

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

• IP-adres;
• overige persoonsgegevens door de gebruiker ingevoerd: wanneer u zelf persoonsgegevens in uw chatberichten zet, worden deze ook door Libby verwerkt.

We gebruiken de persoonsgegevens voor het beantwoorden van uw hulpvraag.

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een taak van algemeen belang zoals genoemd in art. 6(1)(e) AVG.

We ontvangen de persoonsgegevens van gebruikers zelf.

We delen de chatinhoud, inclusief eventuele persoonsgegevens met één andere partij voor verbetering van de kwaliteit van de chatbot. Deze partij is de verwerker verantwoordelijk voor de bouw en het beheer van Libby.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren uw IP-adres alleen gedurende de verwerking. In de praktijk is dit enkele seconden.
We bewaren de inhoud van de chats, en dus eventueel ingevoerde persoonsgegevens 30 dagen. Dit doen wij om de chatbot te beoordelen op kwaliteit en effectiviteit en deze te verbeteren.

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking heb je het recht: 

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen 
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken

Het is mogelijk dat verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering in de praktijk niet uitvoerbaar zijn in verband met de korte bewaartermijn en het ontbreken van herleidbare gegevens.

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang. Bij deze verwerking is dat het geval. Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens dan maken wij als gemeente een afweging. Dit is een afweging tussen de belangen van de gemeente en jouw rechten/belangen. Hoe je bezwaar kunt maken, vind je op de pagina Bezwaar op gemeentebesluiten.

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.