Specifieke privacyverklaring Burgerberaad

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst. 

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken voor het realiseren van het Burgerberaad persoonsgegevens van:

• Burgers/inwoners
• Kinderen ouder dan 16 jaar

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

Reguliere persoonsgegevens:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Land
• Postcode
• Telefoonnummer
• Email
• Geboortedatum of leeftijd
• Opleiding

Gevoelige gegevens:

• Persoonlijke beleving over thema(s) van het Burgerberaad
• Aanwezigheidsregistratie bijeenkomsten
• Bankrekeningnummer

Bijzondere persoonsgegevens:

• Geen

We gebruiken de persoonsgegevens voor:

• het selecteren van inwoners voor de eerste steekproef uit de Basisregistratie Personen (BRP); 
• het uitnodigen van inwoners voor deelname aan het burgerberaad; 
• het verwerken van aanmeldingen en het verifiëren van unieke aanmeldcodes; 
• het samenstellen van een representatieve deelnemersgroep; 
• het onderhouden van contact met deelnemers gedurende het traject; 
• het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten; 
• het registreren van aanwezigheid tijdens bijeenkomsten; 
• het organiseren van noodzakelijke ondersteunings- en toegankelijkheidsvoorzieningen; 
• het beheren van een reservelijst en het uitvoeren van eventuele aanvullende lotingen; 
• het uitbetalen van deelnemersvergoedingen. 

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van noodzakelijkheid vanwege een publiekrechtelijke taak. AVG Artikel 6 lid 1 onder e

Artikel 150 van de Gemeentewet verplicht de gemeenteraad te regelen op welke wijze ingezetenen worden betrokken bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Artikel 149 van de Gemeentewet geeft de raad de bevoegdheid om hiertoe verordeningen vast te stellen.

De Verordening inwonersparticipatie Eindhoven, vastgesteld op 21 november 2023, vormt de lokale normatieve basis. Hierin is inwonersparticipatie in artikelen 2, 3 en 4 benoemd als instrument om inwoners actief te betrekken bij beleidsvorming.

We ontvangen de persoonsgegevens van de betrokkenen zelf.

We delen persoonsgegevens met andere partijen buiten de gemeente:

• Bureau EMMA 
  • Deze partij ondersteunt de gemeente Eindhoven bij de organisatie en uitvoering van het burgerberaad.
• Dutch Coding Company
  • De partij treedt op als subverwerker van Bureau EMMA en beheert het platform Inwonerberaad.nl
• Rijnja
  • Deze partij verzorgt namens de gemeente Eindhoven het drukken en verzenden van de uitnodigingsbrieven voor het burgerberaad.
• Ergon Post
  • Voor de fysieke verspreiding van de uitnodigingsbrieven

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

Persoonsgegevens die door Bureau EMMA worden verwerkt ten behoeve van de aanmelding, loting, deelnemerscommunicatie en begeleiding van deelnemers worden opgeslagen in de door subverwerker Dutch Coding Company beheerde lotingstool en volgens de gehanteerde privacyverklaring bewaard tot uiterlijk drie maanden na de laatste bijeenkomst van het burgerberaad.

Voor persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van de uitbetaling van deelnemersvergoedingen, waaronder naam, woonplaats, IBAN, tenaamstelling en betaalgegevens, geldt een wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar. 

Contactgegevens noodzakelijk voor het functioneren van de monitoringsgroep worden uiterlijk verwijderd één jaar nadat de gemeenteraad heeft aangegeven welke adviezen van het burgerberaad worden overgenomen.

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG. 

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking heb je het recht: 

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen 
• op een menselijke blik bij besluitvorming door een medewerker (hierbij wordt geen geautomatiseerd besluit genomen)

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons. 

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.