Privacyverklaring Leerlingenvervoer

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat, of naar deze persoon verwijst.

In het kader van leerlingenvervoer verzamelt en gebruikt de gemeente persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders of verzorgers. Dit zijn bijvoorbeeld leerlingen in het (voortgezet) speciaal onderwijs, leerlingen van een speciale school voor basisonderwijs, en leerlingen met een structurele beperking in het reguliere basis- of voortgezet onderwijs. De gegevens die in dit kader verzameld worden zijn:  

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Land
• Postcode
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Schoolgegevens
• OV-chipkaart
• BSN
• Bankrekening
• Gegevens gezondheid

De sector SD verwerkt deze persoonsgegevens met het systemen Excel, JVS, (beveiligde) mail, post, edocs.

De sector SD verwerkt deze persoonsgegevens op grond van een publiekrechtelijke taak.

Noodzakelijk vanwege een publiekrechtelijke taak, artikel 6 lid 1 onderdeel e AVG t.w.

• artikel 4 Wet op expertisecentra (Wec)
• artikel 4 Wet op primair onderwijs (Wpo)
• artikel 4 Wet op het voortgezet onderwijs (Wvo)

Het College heeft de taak om vervoerkostenvergoeding ten behoeve van schoolbezoek te verstrekken. De gemeenteraad heeft daartoe de Verordening leerlingenvervoer 2014 gemeente Eindhoven en bijbehorende beleidsregels (zie bijlage 6 respectievelijk bijlage 7) vastgesteld. 

Gegevensverwerking met betrekking tot gezondheid:

• artikel 9 lid 2 onderdeel b AVG
• artikel 30 lid 1 onderdeel a UAVG (noodzakelijk voor goede uitvoering van wettelijke voorschriften die voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van gezondheidstoestand van betrokkenen)
• artikel 4 Wec, Wpo en Wvo
• artikel 12 lid 1 onder d, 17 lid 1 en artikel 18 Verordening leerlingenvervoer 2014 gemeente Eindhoven

Deze gegevens zijn in sommige gevallen noodzakelijk om te bepalen of een leerling vanwege de gezondheid in aanmerking komt voor special vervoer (zoals rolstoelvervoer).

Verwerking BSN op grond van artikel 87 AVG, 46 UAVG, 10 en 11 Wabb.

• In de Wec, Wpo en Wvo is niet bepaald dat gemeente voor de uitvoering van haar vervoertaken het BSN mag gebruiken. Dit is echter wel noodzakelijk om na te kunnen gaan of een leerling in de gemeente verblijft waar aanvraag is ingediend en of het juiste kind de tegemoetkoming krijgt toegewezen. Alleen voor die reden is gebruik van het BSN noodzakelijk en mag gemeente BSN gebruiken. Gemeente mag BSN niet uitwisselen met vervoerder of andere betrokken partijen (naam en geboortedatum volstaan om vast te stellen/aan te geven om wie het gaat).

De sector SD verwerkt de persoonsgegevens met als doel:  
Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beoordelen van de aanvraag vervoersvoorziening.
• Het organiseren van de vervoersvoorziening, waaronder het regelen van de financiële vergoeding, OV-chipkaart of het organiseren van vervoer tussen verblijfsadres en school.
• Het communiceren met betrokken leerling, de ouder/verzorger/ begeleider en de school
• Het maken van managementrapportages ter verbetering van onze diensten en verbetering en verantwoording van ons beleid.
• Het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek en/of statistiek ter verbetering van onze diensten en verbetering en verantwoording van ons beleid.
• Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek.

De sector SD deelt persoonsgegevens met de volgende partijen:
Er zijn 6 betrokken externe partijen, te weten:

• De school waar betrokken leerling naartoe gaat. Circa 55 scholen in de hoedanigheid van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Zij doen dit in verband met het doorgeven en opvragen van gegevens van leerlingen die leerlingenvervoer nodig hebben met als uiteindelijk resultaat afstemming over leerlingenvervoer
• Vervoersbedrijf Connexxion in de rol van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Connexxion verzorgt het leerlingenvervoer, aanbesteed. Met als resultaat de juiste leerling op de juiste plaats op te halen en naar de juiste school te brengen
• Willemsen-de Koning Groep B.V. in de rol van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Willemsen-de Koning Groep B.V. verzorgt het leerlingenvervoer. Met als resultaat de juiste leerling op de juiste plaats op te halen en naar de juiste school te brengen
• Trafficon (toezichthouder) in de rol van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Trafficon verzorgt het contractbeheer en de controle op het doelgroepenvervoer. Met als resultaat het monitoren van de uitvoering van het leerlingenvervoer
• MetaObjects in de rol van verwerker.

MetaObjects is de leverancier van het systeem JVS.

• GR GGD Eindhoven: Overeenkomst “Gezamenlijke verantwoordelijkheden partijen bij verwerking van persoonsgegevens” tussen GGD en regiogemeenten Zuidoost-Brabant m.b.t. Leerplicht- en Doorstroom-taken

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden. Dit is in elk geval voor de periode waarin de vervoersvoorziening aan de leerling geleverd wordt. Ook kan de selectielijst van de Archiefwet van ons vragen om gegevens voor een bepaalde duur te bewaren. Zo moeten wij uw gegevens 5 jaar bewaren na een negatieve of positieve beschikking over uw aanvraag.

Voor een afgebroken aanvraag dienen wij de gegevens nog 1 jaar te bewaren.

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens de gemeente vastlegt en met wie zij die deelt. Wilt u ze inzien? Stuurt u dan een mail naar privacy@eindhoven.nl

Daarnaast kunnen wij:

• uw persoonsgegevens veranderen, als u terecht aangeeft dat ze niet juist zijn;
• uw persoonsgegevens verwijderen (onder voorwaarden);
• uw persoonsgegevens verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt.

U kunt alleen uw eigen persoonsgegevens inzien, veranderen of verwijderen. Wij vragen u zich te identificeren. U mag geen gegevens van andere personen inzien.

De sector SD beveiligt de persoonsgegevens om misbruik en verlies te voorkomen.

Heeft u vragen na het lezen van deze verklaring? Neemt dan gerust contact op met Privacy.SD@eindhoven.nl.

Heeft u vragen over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens om gaat? Neem dan contact op met privacy@eindhoven.nl

Voor klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens om gaat kun je contact op nemen met fg@eindhoven.nl of met de Autoriteit Persoonsgegevens.