Voor het organiseren van een evenement is een melding of een vergunning nodig. Dit is geregeld in artikelen 2.2.2 en 2.2.3 van de Algemene Plaatselijke Verordening. Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank tijdens uw evenement heeft u een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig.
Eindhoven365 is uw eerste gesprekspartner op het gebied van evenementen. Medewerkers van Eindhoven365 kunnen u helpen bij het uitwerken van uw concept, adviseren over de subsidiemogelijkheden, en u helpen bij uw vergunningaanvraag. Zie voor meer informatie www.ehv365.nl.
Melding
Voor een kleinschalig evenement zoals een buurtfeest, dat niet plaatsvindt in het centrum of in een ‘risicogebied’ en waarbij minder dan 250 personen zijn betrokken, kan soms worden volstaan met een melding. Zorgt u er voor dat u de melding minimaal drie weken van te voren inlevert. Wanneer u binnen vijf werkdagen geen reactie heeft ontvangen mag uw evenement onder de gestelde voorwaarden plaatsvinden.
Vergunning
Voor een evenement waarbij meer dan 250 personen zijn betrokken, of waarbij om extra aandacht wordt gevraagd is een vergunning nodig.
Wij vragen u de aanvraag voor een vergunning acht weken voor uw evenement in te dienen. Wanneer wij uw aanvraag acht weken of minder voor de opbouw van uw evenement ontvangen kunnen wij u niet garanderen dat we uw aanvraag nog in behandeling kunnen nemen.
Aanmelding evenementenkalender
Het is voor de organisator en de gemeente belangrijk snel inzicht te hebben in welke evenementen men waar en wanneer wil organiseren in de stad. Wij vragen u dan ook uw evenement voor 1 september het jaar voorafgaand aan uw evenement bij Eindhoven365 aan te melden voor de evenementenkalender. Ook na deze periode is het voor u echter nog zinvol uw evenement zo snel als mogelijk aan te melden voor de evenementenkalender.
Als een evenement op een locatie past (zie ook het evenementenbeleid) en er is ruimte op de kalender dan is uw evenement in beginsel mogelijk als u aan de voorwaarden voldoet. Plaatsing op de evenementenkalender biedt een kans maar geen zekerheid op een evenementenvergunning.
Schenken van alcohol
U heeft een ontheffing nodig om buiten op een evenement zwakalcoholhoudende drank te mogen schenken (artikel 35 Drank- en horecawet). Voor meer informatie of het aanvragen van een dergelijke ontheffing kunt u terecht bij het product zwakalcoholische dranken, tijdelijke ontheffing.
Voor meer informatie kunt u terecht onder het kopje ‘lees meer’ in de rechterkolom op deze pagina, op de evenementenpagina van onze website of op de site van Eindhoven365.
Tenslotte kan de volgende informatie nuttig zijn bij het invullen van een aanvraagformulier evenementen:
We ontvangen uw aanvraag bij voorkeur via e-mail. Let er op dat u uw aanvraagformulier en bijlagen altijd ondertekent.
Melding
Vergunning
Ontheffing zwakalcoholhoudende drank
Het aanvraagformulier voor een ontheffing vindt u bij het product zwakalcoholische dranken, tijdelijke ontheffing.
Een aanmelding voor de evenementenkalender kunt u sturen naar aanvragen@eindhoven365.nl. Een melding of aanvraag voor een evenementenvergunning kunt u sturen naar evenementen@eindhoven.nl.
Print het formulier, vul het in, onderteken het en stuur het met eventuele bewijsstukken naar het adres dat op het formulier staat vermeld.
U kunt uw aanvraag natuurlijk ook persoonlijk aan de balie van het Inwonersplein (Stadskantoor) indienen.
Evenementenkalender
De gemeente stelt de evenementenkalender vast in januari.
Melding
Wanneer u binnen vijf werkdagen na ontvangst van uw melding geen reactie heeft ontvangen, heeft u toestemming van de gemeente.
Vergunning
Na het indienen van uw aanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging. Hierin staat aangegeven welke medewerker uw aanvraag behandelt.
Voor de meeste evenementen kunt u binnen acht weken een besluit op uw aanvraag verwachten. Bij grootschalige en risicovolle evenementen neemt de medewerker die uw aanvraagt behandelt contact met u op. Samen met u wordt een ‘spoorboekje opgesteld’ voor de afhandeling van uw aanvraag.
Evenementenkalender
Uw evenement bij Eindhoven365 aanmelden voor de evenementenkalender is gratis.
Melding
Het melden van een kleinschalig evenement is gratis.
Vergunning
Aan het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning zijn kosten verbonden. Voor een overzicht van de kosten kunt u artikel 3.2 van de legesverordening raadplegen.
Let op: Wanneer u voor een evenement gebruik maakt van gemeentegrond bent u soms precariorechten verschuldigd. Zie voor meer informatie de verordening precariobelasting.
