Een bestuurder uitnodigen

"Wij willen graag de burgemeester of de wethouder uitnodigen..."

De bestuurders van de gemeente Eindhoven ontvangen honderden uitnodigingen per jaar. Bijvoorbeeld om een gebouw te openen, een congres toe te spreken of een boek in ontvangst te nemen. De bestuurders stellen die uitnodigingen zeer op prijs. Zij vinden het nuttig om regelmatig de stad in te gaan, met mensen te spreken en te kijken hoe zij het beleid kunnen verbeteren en vernieuwen.

Hier kunt u lezen hoe u de bestuurders uitnodigt.

De juiste bestuurder

Nodig de juiste bestuurder uit. Een uitnodiging voor een bijeenkomst die gaat over een onderwerp dat niet binnen de portefeuille van de burgemeester of de wethouder valt, maakt weinig kans.

Motivering

Geef in uw uitnodiging duidelijk de motivatie aan. Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek? Waarom wilt u deze bestuurder vragen aanwezig te zijn? Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat voor de bestuurder interessant is om te zien? Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan mee.

Timing

Een goede timing is belangrijk: probeer uw verzoek ongeveer zes weken voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Het duurt maximaal 2 weken voordat u antwoord krijgt, zodat u nog ruim op tijd weet of de bestuurder op uw uitnodiging ingaat. Een uitnodiging op het laatste moment past meestal niet meer in de agenda.

Contactpersoon

Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van uw plannen. Vaak is overleg over het programma en het optreden van de bestuurder noodzakelijk.

U kunt uw brief richten aan de bestuurder en sturen naar:

Gemeente Eindhoven, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven met vermelding naam bestuurder.

Of mailen naar: mevr. M. van Genugten, e-mail: m.van.genugten@eindhoven.nl, alle inkomende verzoeken (per brief of per mail) worden door haar behandeld.

Ten slotte

Een toezegging is altijd 'onder voorbehoud'. Dat wil zeggen: er kan nog iets tussen komen. De belangrijkste reden waarom een bestuurder, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat hij of zij aanwezig moet zijn bij een bestuurlijke kwestie. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdag geen kans; op deze dag vergadert het college en om de week moeten de bestuurders aanwezig zijn bij de raadsvergadering.