Gedragslijn e-mail

Uw e-mail in goede handen

Naast het schrijven van een brief of een telefoontje naar de gemeente kunt u ook e-mailen. Om uw e-mail goed af te handelen hanteert de gemeente Eindhoven een gedragslijn hoe te handelen bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail. De gedragslijn is afgeleid van de gedragslijn zoals die is opgesteld door burger@overheid. Daarbij is rekening gehouden met de richtlijnen zoals die bij de Rijksoverheid bestaan.

De gemeente Eindhoven kunt u persoonlijk, schriftelijk, telefonisch en via e-mail benaderen.
Formele zaken worden altijd schriftelijk afgehandeld. In het algemeen geldt:

• Formele vragen gaan per brief:
  • bezwaarschriften in de zin van de Algemene wet bestuursrecht;
  • aanvragen voor officiële documenten, beschikkingen en subsidies (tenzij de gemeente anders heeft aangegeven);
  • klachten over bestuurders of ambtenaren.
  
  
• E-mail mag bij:
  • aanvragen en meldingen bij diensten die deze mogelijkheid bieden op de gemeentelijke website (via de e-mailformulieren die op de site worden aangeboden);
  • informele mededelingen of verzoeken om inlichtingen (via het algemene e-mailadres: gemeente@eindhoven.nl).
  
  
• Aan elektronische post kunnen geen rechten worden ontleend.

Afhandeling

Bij de afhandeling van uw e-mail wordt onderscheid gemaakt tussen eenvoudige en complexe vragen.
- Eenvoudige vragen hebben betrekking op bekende feiten of procedures zoals openingstijden, parkeerregels, vergunningenprocedures etc.. Op dit soort vragen krijgt u binnen twee werkdagen antwoord. Deze informele mail wordt niet geregistreerd.
- Complexe vragen kunnen meer tijd in beslag nemen. Deze mail wordt geregistreerd en verder afgehandeld volgens de richtlijnen die gelden voor briefpost (6 weken). Soms kunt u bericht krijgen dat u uw aanvraag alsnog per briefpost moet toesturen.

Uw e-mail wordt op een goede en veilige manier gearchiveerd, volgens de regels die ook voor brieven gelden.
Klachten over de afhandeling van uw e-mail kunt u schriftelijk richten aan het College van Burgemeester en Wethouders, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven.
Ieder jaar maakt de gemeente Eindhoven via jaarverslag of website bekend hoeveel post (inclusief geregistreerde e-mails) zij ontvangen en afgehandeld heeft.

Enkele praktische tips

• Veel antwoorden op vragen zijn al te vinden op de website.
• Gebruik zoveel mogelijk de beschikbare e-mailformulieren.
• Zet voor een goede afhandeling onder aan uw mail uw naam, uw adres en uw telefoonnummer.
• Beperk u tot één onderwerp per e-mailbericht en geef dat onderwerp altijd duidelijk aan. Stuur meerdere mailtjes als het onderwerpen betreft die niet direct met elkaar te maken hebben.
• Houd uw berichten kort en duidelijk.